Elektronische Unterschrift erstellen mit Bitrix24
Das Customer-Relationship-Management (CRM) Sytem Bitrix24 erleichtert Ihren Workflow bereits in vielen Bereichen: Aufträge, Rechnungen, Terminplanung, Kundenkommunikation und Zeitmanagement sind nur einige der Funktionen, die die flexible CRM-Software Ihnen bietet.
Ein neues Plugin das Ihnen Bitrix24 CRM bietet, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, ist das Erstellen elektronischer Unterschriften.
Elektronische Unterschrift erstellen in 4 Schritten
1. Kundendaten anlegen oder auswählen
Eine elektronische Unterschrift zu erstellen ist mit Bitrix24 kinderleicht. Legen Sie zunächst den Kunden an, für den Sie einen Vertrag erstellen möchten, der dann elektronisch unterschrieben wird. Sobald der Kunde angelegt ist wechseln Sie in den Bereich „CRM“. Hier können Sie innerhalb der Aufträge die Vertragsart „Vertrag“ auswählen. Haben Sie die richtige Vertragsart ausgewählt, können Sie einen individuellen Schnellauftrag erstellen.
In der Maske „Schnellauftrag“ können Sie nun nach dem gerade angelegten Kunden oder auch nach Bestandskunden – die Sie schon vor längerer Zeit erstellt haben – suchen. Nachdem Sie den richtigen Kunden bzw. Empfänger gewählt haben, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, nochmals alle Kundendaten zu prüfen.
Hierzu zählen nicht nur die Firmierung, der Ansprechpartner und die Kundenanschrift, sondern vor allem auch die E-Mail- Adresse des Empfängers, denn diese wird im späteren Verlauf noch benötigt. Sollten Daten nicht mehr aktuell sein, können Sie diese anpassen. Sobald alle Adressdaten stimmen, muss der Adresstyp „Adresse“ ausgewählt und durch „speichern“ bestätigt werden. Während dieser Vorbereitung befindet sich der Auftrag in der Phase „Aufträge in Arbeit“.
2. Produkte auswählen oder anlegen
Nachdem Sie den Auftrag gespeichert haben ist dieser erstellt und durch einen Klick auf die Auftragsnummer oben links gelangen Sie zum Auftrag. Von hier aus wechseln Sie in die Rubrik „Produkte“ und wählen entweder ein bestehendes aus oder legen ein neues Produkt an. Beim Anlegen eines neuen Produktes haben Sie die Möglichkeit sowohl den Preis, die Menge, als auch den MwSt.-Satz anzugeben, damit Bitrix24 die korrekte Gesamtsumme ermitteln kann. – Ob Sie ein bestehendes oder neues Produkt wählen, in jedem Fall müssen Sie die Daten speichern, um zum nächsten Schritt zu gelangen3. Elektronische Unterschrift erstellen
Sind die Daten gespeichert, wählen Sie die Rubrik „Unterschrift“ aus. Hier sehen Sie zunächst eine Übersicht des Auftrags und können diese dem Kunden zur Kontrolle vorlegen. Sind alle Daten korrekt, reicht ein Klick auf „Unterschrift Kunde“ und es öffnet sich das Freitextfeld, in dem der Kunde die elektronische Unterschrift erstellen kann – direkt am PC bzw. Laptop und ohne weitere Hilfsmittel. Sollte der erste Versuch nicht gelingen – denn die digitale Signatur ist für viele Kunden noch Neuland – gibt es die Möglichkeit durch „Leeren“ einen neuen Versuch zu starten. Sobald alles passt, kann die Signatur durch „Senden“ gesichert werden. Das System ergänzt automatisch das aktuelle Datum und das Dokument kann gespeichert werden.
4. Vertrag erstellen und prüfen
Wechseln Sie in die allgemeine Ansicht und wählen Sie „Dokumente vorbereiten“ aus. Die CRM- Software erstellt anschließend automatisch ein PDF-Dokument und verschickt dieses – ebenfalls automatisiert – an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese Vorgänge werden Ihnen im Aktivitäten Verlauf angezeigt. Über diesen können Sie zudem auf die E-Mail und auch den Vertrag zugreifen. Der Vertrag enthält neben dem Datum, der Unterschrift und den angelegten Positionen auch eine Dokumentennummer, sodass jeder Auftrag bzw. Vertrag eindeutig zugeordnet werden kann und Sie die einzelnen Dokumente auch im Nachhinein noch schnell und einfach finden können.Die Vorteile digitaler Signaturen mit Bitrix24
Digitale Signaturen haben grundsätzlich drei große Vorteile. Sie ersparen Papierarbeit, da Dokumente weder postalisch versendet, noch archiviert werden müssen. Neben den bürokratischen Vorgängen werden also auch die Versandkosten eliminiert.
Zudem wird eine Digitalisierung der Dokumente überflüssig, weil alle Dateien bereits digital verfügbar sind. Dieser Vorteil macht auch eine doppelte Buchführung und Archivierung hinfällig, denn klassische Verträge müssen sowohl physisch, als auch digital verwahrt werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.
Durch den Versand per E-Mail und die Verfügbarkeit der Dokumente in der CRM-Software werden außerdem zusätzliche Arbeitsschritte, wie das Scannen, Speichern und das Erstellen von Sicherheitskopien überflüssig.
Diese zwei Vorteile führen unweigerlich zum dritten Vorteil elektronischer Unterschriften. Dem Verschlanken von Arbeitsprozessen und dem damit einhergehenden Freiwerden von Arbeitskapazitäten. Auch wenn die Zeitersparnis bei einem einzelnen Vertrag gering ist, summiert sich die gewonnene Zeit, ganz nach dem Motto „Kleinvieh macht auch Mist“.
Diese grundsätzlichen Vorteile bieten Ihnen natürlich auch die elektronischen Unterschriften bei Bitrix24, aber das Erstellen digitaler Signaturen innerhalb des CRM-Systems hat noch einen weiteren entscheidenden Vorteil.
Mit Bitrix24 verwalten Sie alle kundenbezogenen Details, Dokumente und Vorgänge gezielt an einem Ort, weshalb neue Vorträge bzw. Aufträge schneller erstellt werden können, als bei der Arbeit mit unterschiedlichen Systemen. Auch bei weiteren Aufträgen kann durch wenige Klicks auf vorherige Verträge zurückgegriffen werden, um z. B. Konditionen zu vergleichen.
Setzen auch Sie auf die Vorteile der elektronischen Unterschriften mit Bitrix24 und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe!