Budget for Deals - Plugin für Bitrix24 CRM

5. März 2020

Budget for Deals - Plugin für Bitrix24 CRM

Bitrix24 ist ein CRM System der Extraklasse. Terminplanung, Kundenbetreuung, Steuerung und Kontrolle der Arbeitsabläufe und Personalplanung sind nur einige der Funktionen, mit denen das System überzeugt – und es geht noch weiter! Mit dem Plugin "Budget for Deals" ermöglicht Bitrix 24 jetzt auch die Planung von Ressourcen. Dieses zusätzliche Model löst externe Rechnungsprogramme, Excel Tabellen oder umständliche Kalendereintragungen ab und komprimiert alle wichtigen Kennzahlen innerhalb eines einzigen Plugins.

Durch die steigende Automatisierung der Abläufe erhalten Sie nicht nur eine bessere interne Übersicht, über das zur Verfügung stehende Budget bzw. die angesetzte Zeit, auch Ihre Kunden profitieren von der optischen Aufbereitung der jeweiligen Daten.

Diese Aufbereitung sorgt wiederum dafür, dass Ihre Kunden mehr Transparenz über Ihre Arbeitsabläufe erhalten. Ein weiterer Vorteil des Plugins "Budgets for Deals" ist die abteilungsübergreifende und zeitlich weitreichende Projektplanung, die durch das Extra stark vereinfacht wird. Da alle relevanten Informationen an einem Ort, übersichtlich gebündelt werden, können sämtliche Beteiligte – vom Projektleiter bis zur Buchhaltung – darauf zugreifen und die Informationen zur weiteren Projektplanung nutzen.

Sichern Sie sich die Vorteile von "Budgets for Deals" und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen des Plugins!

So funktioniert das Bitrix24 Plugin "Budgets for Deals"

Das neue Plugin "Budgets for Deals" für Bitrix 24 ist – wie der Name schon vermuten lässt – ein Hilfsmittel um das Budget für bestimmte Projekte zu planen. Bei dem Budget muss es sich dabei nicht zwangläufig um den direkten finanziellen Aufwand handeln, auch das Zeitbudget kann mit dem neuen Model eingeteilt werden.

Im Plugin selbst werden hierzu drei grundlegende Funktionen genutzt:

  1. Zuordnung / Festsetzung des Budgets
  2. Eintragen / Planen der Leistungen
  3. Optische Aufbereitung und Statistik

Budgets festlegen und zuordnen in Bitrix 24

Im "Budgets for Deals" Plugin von Bitrix 24 wird grundlegend zwischen Budgets und Leistungen unterschieden. Innerhalb der Budgets werden Oberkategorien individuell festgelegt, für die eine bestimmte Menge oder ein zeitlicher Rahmen definiert wird. Als zeitliche Limitierung könnte bspw. 1.000 Arbeitsstunden im Jahr festgelegt werden, die im Rahmen eines Kundenauftrags vereinbart wurden. Eine definierte Menge könnten z. B. 100 Trainingseinheiten im Jahr für die betriebliche Gesundheitsvorsorge eines Mitarbeiters sein.

Bevor ein Budget eingerichtet werden kann, muss ein Auftrag erstellt werden, auf den sich das Budget bezieht. Ist der Auftrag erstellt, hat man über den Seitenreiter "Budget" Zugriff auf das Plugin und kann die individuellen Werte eintragen. Hierbei kann neben einer frei wählbaren Bezeichnung, auch die Menge ( z. B. 1.000), der Einzelpreis und die Einheit (Stunden oder Stück) eingetragen werden. Zusätzlich hat man die Möglichkeit Standartwerte für das jeweilige Budget festzulegen. Wird für einen bestimmten Service, bspw. Ein Serverupdate, (fast) immer die gleiche Zeit benötigt, kann diese hier hinterlegt werden, um spätere Arbeitsschritte zu automatisieren. Außerdem kann man ein Budget als produktpflichtig kennzeichnen, wodurch man Leistungen später inklusive oder exklusive unterschiedlicher Umsatzsteuersätze ausweisen kann.

Im Plugin sieht man alle angelegten Budgets mit den jeweiligen Details wie dem Einzelpreis und auch dem bereits verbrauchten Budget, in einer praktischen Übersicht.

Selbstverständlich ist es auch möglich, die angelegten Budgets im Nachhinein zu bearbeiten, wenn sich das Budget bspw. Erhöht oder sich der Einzelpreis ändert.

Leistungen hinterlegen und planen

Sind die Budgets festgelegt, ist es Zeit Leistungen einzutragen und zu planen. Dank der intuitiven Steuerung des CRM Systems gelingt auch die Planung zukünftiger und das Hinterlegen erbrachter Leistungen im Handumdrehen.

Legt man eine Leistung an, hat man zunächst zwei Möglichkeiten: Eine Leistung, die bereits erbracht wurde einzutragen oder eine Leistung bereits für die Zukunft zu planen.

Eine erbrachte Leistung eintragen

Wird eine bereits erbrachte Leistung eingetragen, kann man diese im Dropdown-Menü einem der angelegten Budgets zuordnen. Auch der zuständige Mitarbeiter kann ausgewählt werden, was besonders für die statistische Auswertung im späteren Verlauf des Auftrags hilfreich ist.

Anschließend kann man einen der zuvor definierten Standartwerte oder einen eigenen Wert eintragen und somit die Dauer bzw. Anzahl angeben.

Im integrierten Kalender kann jetzt das Datum der Leistungserbringung angegeben werden und auch der Beginn der Bearbeitung kann minutengenau definiert werden.

Gehört die Leistung zu einem produktpflichtigen Budget, kann individuell der Umsatzsteuersatz (inklusive oder exklusive) ausgewählt werden.

Leistungen planen

Eine Leistung, die einem nicht produktpflichtigen Budget zugeordnet wird, kann auch für einen zukünftigen Zeitpunkt angelegt und somit geplant werden.

Nachdem die Leistung gespeichert wurde, wird sie direkt in der Budget-Übersicht angezeigt, sodass Sie einen perfekten Überblick über die erledigte Arbeit erhalten. Es wird außerdem eine Aufgabe (erledigt oder geplant) im Auftrags-Verlauf gelistet.

Bei geplanten Aufgaben hat man auch noch im Nachhinein die Möglichkeit, Zeit bzw. Menge zu bearbeiten, sollte ein höherer oder niedriger Aufwand entstanden sein, als zunächst gedacht. Für eine besonders genaue Zeiterfassung kann eine geplante Leistung außerdem im Bitrix 24 Plugin gestartet, pausiert und beendet werden.

Statistische Auswertung und optische Aufbereitung

Bei internen Projekten – aber besonders bei Kundenaufträgen – ist die statistische Auswertung und optische Aufbereitung der Daten wichtig. Auf diese Weise wird Transparenz geschaffen und Misskalkulationen sowie Ressourcen Engpässe können schnell und effektiv erkannt und anschließend behoben werden.

Professionell erstellte Auswertungen werden zudem von Kunden i.d.R. gut angenommen und schaffen eine Vertrauensbasis, da alle Leistungen genau nachverfolgt werden können.

Die Auswertung der Daten wird in Ihrer individuell gestalteten Vorlage (inkl. Logo, Kontaktmöglichkeiten etc.) erstellt, sodass Sie Ihrem Branding treu bleiben.

Das "Budgets for Deals" Plugin von Bitrix24 bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dateien direkt aus dem CRM System heraus zu versenden oder die Dokumente auszudrucken und ggf. unterschreiben zu lassen.

Mit dem neuen Plugin sorgt das vielseitige CRM System dafür, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe noch strukturierter und effizienter gestalten können.

Sie möchten das "Budgets for Deals" Plugin für Ihre Aufgaben- und Budget-Planung nutzen? Gerne unterstützen wir Sie dabei!